Ordnung, Struktur & Entlastung für Ihr gesamtes Backoffice
Backoffice-Management
Fallakten, Abrechnungen mit dem Jugendamt und Prozesshandbücher – ich strukturiere Ihre Verwaltung.
Immobilien & Verwaltung
Mieterkommunikation, Nebenkostenabrechnungen, Exposés und Dokumentenmanagement – alles an einem Ort.
Praxen & Beratung
Terminplanung, Abrechnungsvorbereitung und CRM-Pflege – DSGVO-konform und zuverlässig.
Ihr Schreibtisch quillt über, Fristen drohen zu enden und im E -Mail-Postfach herrscht Chaos? Sie sind nicht allein. Viele Unternehmer, Praxisinhaber und soziale Träger kämpfen täglich mit einem Backoffice, das wertvolle Zeit und Nerven kostet.
Ich bin Lea und ich bringe Ordnung in Ihr Business.
Als spezialisierte Backoffice-Assistenz übernehme ich die Verwaltungsarbeit, die Sie aufhält: Rechnungen, Dokumentation, Terminkoordination, Personalakten und alles, was dazwischen liegt.
Für wen ich arbeite
Jugendhilfeträger & soziale Einrichtungen
Fallakten, Abrechnungen mit dem Jugendamt, Stundenlisten – ich strukturiere Ihre Verwaltung rechtssicher, damit Sie sich wieder auf die Menschen konzentrieren können.
Immobilienverwaltung & Makler
Mieterkommunikation, Nebenkostenabrechnungen, Exposés und Zahlungstracking – ich ersticke Ihr Zettelchaos und halte Ihre Objektverwaltung verlässlich auf Kurs.
Beratungsfirmen & Coaches
Terminplanung, CRM-Pflege, Rechnungsstellung und automatisierte Kundenkommunikation – ich bin Ihr unsichtbares Backoffice, damit Sie Ihr Business skalieren können.
Praxen
Terminorganisation, Abrechnungsvorbereitung, Wartelisten und Dokumentenablage – 100% DSGVO-konform, damit Sie pünktlich und ohne Patienten-Akten in den Feierabend gehen.
Über mich
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So arbeite ich mit Ihnen
1. Erstgespräch
Wir besprechen Ihre aktuelle Situation, Engpässe und Ziele.
2. Analyse & Konzept
Ich schaue mir Ihre Abläufe an und erstelle einen Strukturplan.
3. Umsetzung
Ich übernehme die vereinbarten Aufgaben – zuverlässig, termingerecht und vertraulich.
4. Laufende Betreuung
Monatliche Übersichten, Reportings und kontinuierliche Optimierung.
Jetzt Erstgespräch vereinbaren
Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, wie ich Ihr Backoffice entlasten kann.
Mein Versprechen
Ich bin nicht die, die „alles ein bisschen“ macht. Ich bringe Ordnung, Struktur und Entlastung in Ihr gesamtes Backoffice. Das bedeutet:
Rechnungen werden pünktlich geschrieben
Fristen werden nie wieder verpasst
Prozesse werden dokumentiert und standardisiert
Ihr Team hat klare Abläufe
FAQ
Welche Aufgaben im Backoffice können Sie konkret übernehmen?
Ich übernehme alle administrativen und organisatorischen Aufgaben, die Sie im Arbeitsalltag aufhalten. Dazu gehören unter anderem die vorbereitende Buchhaltung (Rechnungsstellung, Mahnwesen), Termin- und E-Mail-Management, die Strukturierung von CRM-Systemen, das Pflegen von Personalakten und die Prozessdokumentation. Mein Fokus liegt darauf, Ihnen den Rücken freizuhalten, damit Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.
2. Wie läuft der Start unserer Zusammenarbeit ab?
Ganz unkompliziert: Wir starten mit einem kostenlosen Erstgespräch, in dem wir Ihre größten Engpässe und Ziele besprechen. Danach analysiere ich Ihre bisherigen Abläufe und erstelle einen klaren Strukturplan. Wenn alles passt, übernehme ich die vereinbarten Aufgaben – zuverlässig und diskret.
3. Muss ich lange Verträge abschließen?
Nein. Mir ist Flexibilität wichtig, da sich der Bedarf an Unterstützung oft wandelt. Wir können ein festes monatliches Stundenkontingent vereinbaren oder auf Projektbasis zusammenarbeiten. Die genauen Rahmenbedingungen und Kündigungsfristen stimmen wir fair und transparent im Vorfeld ab.
Sind meine Daten und die meiner Kunden bei Ihnen sicher?
Absolut. Als Dienstleisterin für Praxen, soziale Träger und Makler ist Diskretion mein oberstes Gebot. Alle Prozesse und Tools, mit denen ich arbeite, sind zu 100% DSGVO-konform. Bei Bedarf schließen wir vor Projektbeginn gerne eine entsprechende Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV).
5. Praxen & Berater: Wie funktioniert das mit der Patienten- bzw. Klientenkommunikation?
Ich agiere als Ihr unsichtbares Backoffice. Je nach Absprache pflege ich Ihre Wartelisten, koordiniere Termine und bereite die Abrechnungen vor. Dabei halte ich mich streng an die ärztliche Schweigepflicht und sorge für eine sichere und DSGVO-konforme Dokumentenablage. Sie können pünktlich in den Feierabend gehen – ohne Akten auf dem Schreibtisch.
Immobilien & Hausverwaltungen: Übernehmen Sie auch den direkten Kontakt zu Mietern?
Ja. Ich kümmere mich nicht nur um die Hintergrundarbeit wie Nebenkostenabrechnungen und Zahlungstracking, sondern stehe bei Bedarf auch als erste Anlaufstelle für die Mieterkommunikation zur Verfügung. So sparen Sie jeden Monat wertvolle Stunden und entkommen dem „Zettelchaos“.
Jugendhilfe & Soziale Träger: Kennen Sie sich mit den spezifischen Anforderungen aus?
Ja, ich bin vertraut mit der Abrechnung über das Jugendamt, dem Führen von Fallakten, Stundenlisten und den rechtssicheren Dokumentationsanforderungen, die in der sozialen Arbeit unerlässlich sind. Ich strukturiere diese Verwaltungsprozesse rechtssicher für Sie.
Wie kommunizieren wir und welche Software nutzen Sie?
Ich bin flexibel und kann mich nahtlos in Ihre bestehenden Systeme (wie Ihr Praxisverwaltungssystem, Ihr Makler-Tool oder Ihr allgemeines CRM) einarbeiten. Die Abstimmung im Alltag erfolgt so, wie es für Sie am besten passt – ob per E-Mail, Telefon oder über Projektmanagement-Tools wie Trello oder Asana. Wichtig ist, dass die Kommunikation schnell und reibungslos verläuft.